Raccolta documenti dai clienti

Come funziona

Per ogni pratica prepari l'elenco dei documenti che servono e mandi al cliente un link personale. Il cliente lo apre dal telefono, vede cosa deve consegnare e carica un PDF o una foto per ogni voce. Non servono password né app. Ogni file ricevuto segna la voce come Ricevuto; quando tutte le voci obbligatorie sono a posto la richiesta diventa Completa.

Prima di cominciare

• Elenchi di documenti (Titolare): crea gli elenchi che usi spesso, per esempio «730» con CU, spese mediche, interessi del mutuo. Una voce per riga; scrivi (facoltativo) a fine riga per un documento non obbligatorio.

Ogni pratica

• Nuova richiesta: scegli il cliente, la pratica e un elenco (le voci si possono ritoccare), il messaggio per il cliente e per quanti giorni il link resta valido. Dalle scadenze dello Scadenzario puoi partire con l'icona della cartella.
• Manda il link: copialo, mandalo per mail (modulo Mail) o prepara il messaggio su WhatsApp (modulo WhatsApp): il testo lo rileggi prima di inviarlo.
• Segui lo stato: nell'elenco vedi quanti documenti sono arrivati. Aprendo la richiesta scarichi i file; se un documento è arrivato per altra via lo segni a mano, se non serve lo segni Non necessario.
• Sollecita: per chi è in ritardo il messaggio elenca solo i documenti mancanti e resta segnato quante volte e quando hai sollecitato.
• Link scaduto o richiesta annullata: il cliente vede una pagina di cortesia. Puoi allungare il link o riaprire la richiesta.

Sicurezza

Il link è casuale e scade; il cliente può caricare ma non vedere né scaricare i file degli altri. I file stanno in una cartella non pubblica e si scaricano solo dal CRM, dai collaboratori dello studio con il modulo attivo. Eliminando una richiesta si cancellano anche i suoi file.