Eventi e banqueting

Come funziona

Ogni matrimonio, cena aziendale o festa è un evento con la sua data, gli ospiti, il luogo, il cliente, il preventivo e l'acconto. Lo inserisci tu dopo una telefonata (Eventi > Elenco eventi > Nuovo evento) oppure arriva da solo dalla pagina di richiesta del tuo locale: il link lo trovi in Eventi > Impostazioni eventi, mettilo sul sito, su Instagram e nei messaggi WhatsApp. Chi lo usa lascia nome, telefono, tipo di evento, data e ospiti e dà il consenso privacy: l'evento nasce in stato Richiesta e i Titolari ricevono un'email.

Il preventivo

• Nella scheda dell'evento aggiungi le righe: menu, servizi, extra e sconti. Con Menu a persona scrivi il prezzo di un coperto e la riga si calcola da sola sul numero di ospiti (se gli ospiti cambiano, rilanci il pulsante).
• Lo sconto si scrive come importo positivo: nel totale si sottrae.
• L'IVA non viene calcolata: sotto il totale scrivi una nota sugli importi («importi IVA inclusa» oppure «IVA esclusa»).
• Acconto e caparra: scrivi quanto chiedi e quanto hai ricevuto, con data e nota; la scheda mostra il saldo residuo.

Mandare il preventivo al cliente

Quando le righe sono pronte passa l'evento a Preventivo inviato e manda il link: copialo, aprilo da WhatsApp oppure invialo per email dalla scheda. Il cliente vede nome del locale, data, ospiti, righe, totale, acconto e le condizioni di pagamento che hai scritto in Impostazioni, può stampare il preventivo o salvarlo in PDF e risponde Accetto o Chiedo modifiche. A te arriva un'email: lo stato non cambia da solo, confermare l'evento lo decidi tu. Se modifichi le righe dopo un «Accetto», l'accettazione non vale più.

Stati e calendario

• Gli stati sono Richiesta, Preventivo inviato, Confermato, Svolto e Perso (con il motivo). Dalla scheda li cambi con un clic.
• Calendario eventi mostra il mese con tutti gli eventi tranne i persi.
• Se nella stessa data c'è già un evento confermato nello stesso luogo (la stessa sala, o lo stesso indirizzo fuori sede) con orari che si sovrappongono, la scheda e il calendario ti avvisano. È solo un avviso: puoi tenere entrambi.

Contatti e trattative

L'evento si collega al contatto del CRM con lo stesso telefono o la stessa email, ma non crea contatti nuovi. Se hai il modulo Trattative Kanban, dalla scheda puoi premere Crea trattativa: nasce con il totale del preventivo, il contatto e la data dell'evento. In alternativa colleghi una trattativa già esistente scrivendone il numero. Il modulo funziona anche senza Trattative.

Dati dei clienti

Nome, telefono, email e note degli eventi svolti o persi si cancellano da soli 24 mesi dopo la data dell'evento: restano tipo, data, ospiti e importi.