Contratti e rinnovi

Come funziona

«Contratti e rinnovi» tiene in un solo elenco tutto ciò che per i tuoi clienti scade e si rinnova: l'assistenza annuale, i domini, l'hosting, le licenze, gli abbonamenti e i servizi periodici. Ogni contratto ha il cliente, la scadenza, ogni quanti mesi si rinnova, l'importo del rinnovo e la persona che se ne occupa.

Ogni giorno

• In alto vedi quanti contratti sono scaduti, quanti stanno per scadere, quanti sono attivi e il loro valore annuo (l'importo di ciascuno ricondotto a un anno). Un clic su un riquadro filtra l'elenco.
• Nuovo contratto: scegli il cliente, il tipo, la data di scadenza e ogni quanti mesi si rinnova. Il preavviso (di norma 30 giorni) dice da quando il contratto risulta «in scadenza». Se l'inizio non lo indichi, si calcola da solo.
• Rinnova (icona verde): sposta la scadenza di un periodo, azzera l'avviso e registra il rinnovo nello storico. Se il contratto era scaduto da più di un periodo, la nuova scadenza cade comunque nel futuro. L'icona con l'orologio mostra lo storico dei rinnovi.
• Avviso al cliente: con il modulo Mail l'icona della busta invia la mail al cliente; con il modulo WhatsApp il messaggio viene preparato nelle Conversazioni, da rileggere prima dell'invio. Il testo dice cosa scade, quando e l'importo del rinnovo. Si registra quando è partito l'avviso.
• Da fare: «Aggiungi a Da fare» crea l'attività per l'incaricato con la data di scadenza; «Crea le attività per quelli in scadenza» lo fa in un colpo solo per tutti i contratti in scadenza o scaduti che non ne hanno ancora una.
• Cessato: un contratto disdetto si segna come cessato; resta nello storico ma esce dai conteggi e dagli avvisi. Si può riattivare.

Chi può fare cosa

Tutti i collaboratori vedono i contratti, li modificano, li rinnovano e avvisano i clienti. Le eliminazioni sono del Titolare.